En este post te vamos a ofrecer la segunda y última parte de la serie: «Cómo organizar un exitoso evento corporativo«.
Para lograr optimizar nuestra creatividad y habilidades organizativas durante el proceso de planificación de un evento, aconsejamos dividir el proceso en 6 etapas (Método 6-6).
Las 6 secuencias son:
- el briefing
- el concepto
- el proyecto
- el pre-evento
- el evento
- la post producción
Después de la fase de briefing, elaboración de concepto y proyecto vamos a hablar de las últimas 3 fases. La que sigue es una hoja de trabajo dividida en puntos que te ayudará a individuar los elementos más importantes a tener en cuenta durante la organización de un evento.
4.-EL PRE EVENTO (producir)
A) LA SEDE:
Uno de los primeros cometidos del Event Planner es elegir lugar adecuado para realizar de la gala teniendo en cuenta:
- La capacidad de sala
- La accesibilidad
- La adaptación del espacio al proyecto planteado
- El precio
B) EL CATERING:
- Fijar el Menú
- Seleccionar alternativas para alérgicos, vegetarianos, kosher, celiacos….
- Si el evento es muy creativo, en esta fase deberíamos fusionar la cocina con el con leit motive, intentando producir menús temáticos
C) MEDIOS TECNICOS Y LOGISTICA:
- Tarimas y estructuras
- Sonido
- Pantallas
- Realización vídeo en directo
- Iluminación
D) DECORACIÓN E IMAGEN EVENTO:
- Ambientación de la sala
- Escenografía
- Decoración y numeración de mesas
- Logo Gala
- Diseño invitaciones
- Señaletica
- Minutas
F) EL PROTOCOLO:
- Oradores y ponentes
- Orden de intervención
- Distribución de invitados por mesas
G) ARTÍSTICO Y ANIMACIÓN:
En esta fase entra en acción el Director Artístico que es el que elegirá a los artistas que participarán en la gala cuya intervención quedará reflejada en la escaleta del acto. Cuanto más podamos relacionar los espectáculos con el eje de comunicación del acto mucho mejor, pues creamos una coherencia total comunicativa.
No podemos olvidar el ingrediente más importante en este tipo de actos: ¡¡¡Diversión para todos!!!
La mejor fiesta es aquella que permite divertirse a todos sin importar las jerarquías dentro de la empresa.
Es la que después de transcurridos los días, las personas siguen recordando y comentando.
H) PERSONAL AUXILIAR:
- Fotografía
- Vídeo
- Azafatas
- Modelos
- Carga y descarga
- Seguridad
Una vez seleccionados los proveedores, artistas y colaboradores, visitaremos la sede con ellos y ubicaremos las acciones en el espacio.
En esta fase de producción tendremos en cuenta no sólo los tiempos y necesidades del día del acto sino también del montaje y desmontaje.
La importancia del Procedimiento del Acto
Aconsejamos que todas las gestiones queden reflejadas en el Procedimiento del Acto, una especie de HOJA DE RUTA donde dejamos constancia escrita de las gestiones realizadas.
Esta fase (que puede durar meses o días, según la antelación con que se planifique y se organice la actividad) es una de las más importantes pues crea los cimientos de la gala.
5.-DESARROLLO DEL EVENTO (ejecutar)
Llegó el momento tan esperado: el día D y la hora H. Ahora toca templar los nervios y concentrarse 100% para poder transformar el concepto creativo en una EXPERIENCIA.
Un evento de calidad debe ser capaz de CREAR UNA EXPERIENCIA que sorprenda por sus momentos únicos, que emocionen a la audiencia y que produzcan un feedback o reacción inmediata.
En un futuro post comentaremos monográficamente este apartado, del que tenemos mucho que decir: ensayos, escaletas, check list, backstage, gestión de artistas….
6) POST PRODUCCIÓN (evaluar)
Después del evento, deberíamos sacar nuestro lado más auto-crítico y realizar 2 evaluaciones:
- Evaluación interna con el staff de producción
- Evaluación externa con el cliente para obtener feed back del resultado obtenido.
Todo ello debería quedar plasmado por escrito e incorporado a nuestra hoja de procedimiento, donde fijaremos y estandarizaremos las buenas prácticas y alertaremos de incidentes y accidentes acontecidos para prevenir en futuras ocasiones.
Te animo a que sigas el Método 6-6 seguro que consigues un EVENTO WOW.
¡MUUUUUCHA SUERTE!
